オンラインアシスタント

求人採用率1%!? オンラインアシスタントの選考プロセスと求められるスキル

求人採用率1%!? オンラインアシスタントの選考プロセスと求められるスキル
katasumi web
かたすみ
こんにちは!
かたすみ@__katasumi です。

在宅で働きたい主婦さんやママさん、海外在住者さんたちから人気のオンラインアシスタント。
でも応募数に対して求人数が少なく、採用率が1%といわれていることはご存知ですか?

ゾウさん
ゾウさん
1%って…100人にひとり!?
かたすみ
かたすみ
人気でたくさんの応募があるんだけど、採用されるのはごく一部の人だけなんだね。

 

「100人にひとり」になれるのはどのような人で、採用試験にはどのような準備が必要だと思いますか?

選考をパスするために必要な能力や心構えは、現場で求められることそのものです。
今回は筆者の経験をもとに、オンラインアシスタントの選考についてご紹介していきます。

この記事に書いてあること
  • オンラインアシスタントの選考プロセス
  • オンラインアシスタントの選考で意識したいポイント
  • オンラインアシスタントの必須スキル

オンラインアシスタントの選考プロセスは3ステップ

オンラインアシスタントになるための選考プロセスをご説明します。

(1)書類選考

まずは書類審査
Indeedなど求人サイトからの応募でも、オンラインアシスタントのサービス会社のリクルートページからの応募でも同じです。

  • 「応募フォームに必要事項を入力する」形式
  • 「応募フォームに必要事項を入力する」、合格すれば「履歴書・職務経歴書のPDF添付する」形式
  • 「応募フォームに必要事項を入力&履歴書・職務経歴書のPDF添付する」形式

主にこの3つのパターンがあります。

書類選考で大切なことは、いかに自分をアピールできるかということ

オンラインアシスタント市場は、採用率1%ともいわれるの狭き門です。
応募フォームに「応募先へのメッセージ」や「自己PR」などの記述項目があればしっかり熱意を伝えましょう。

クリエイターであればポートフォリオを提出し自身のスキルを「見える化」
ライターであれば過去の寄稿記事のまとめを提出するなどの実績をアピールするとよいですね。

かたすみ
かたすみ
筆者はWeb系のスキルシートと、Webライターの実績をまとめて送りました!
ゾウさん
ゾウさん
不備のない書類をつくることがまず大事。
誤字脱字に気をつけて!
ポートフォリオとは?
自身の実績や力量を評価してもらうために作成する資料。作品集

(2)適性チェック・課題

書類選考を通過できたら適性チェックと課題です。

適性チェック

適性チェックは就職試験のSPIのようなものではありません。

  • 「仕事への姿勢」を問う質問
  • 「オンラインアシスタントの役割を理解しているかどうか」の確認

このような内容です。
あなたがどのような人物なのか、この仕事に適しているかどうかがチェックされます。

課題

例えば以下のような課題が出ます。

課題その1

クライアントから「〇〇〇」のような要望があった場合、
どのように対応し、どのような文面でクライアントにメッセージを送りますか?

課題その2

「〇〇〇」というタスクが発生した場合、どのような作業が必要で、どれくらいの作業量になりますか?
またどのようなスキルを持つスタッフの確保が必要でしょうか?

課題その3

重要度、緊急度が同程度のタスクを一度に依頼されたら、どのように対応しますか?

どうでしょうか?
答えられそうでしょうか?

即戦力になれる人が求められているため、かなり実務に近い内容の課題が出されます。

かたすみ
かたすみ
筆者はそれまで秘書経験、ディレクター経験がなかったこともあり、かなり思考を巡らせました;
ゾウさん
ゾウさん
時間かかったんじゃない?
かたすみ
かたすみ
そうだね。
「課題回答にかかった時間」を記載する場合もあるよ。
ゾウさん
ゾウさん
回答内容もスピードも大事なんだね!

この選考を通過するための大切なポイントは、行動理由を論理的に説明できるかだと思います

オンラインアシスタントにはテキストコミュニケーション力がとても大切です。
そのことを意識して回答をしてみてくださいね。

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(3)Web面談

書類選考、適性チェック・課題をクリアできたら最後は面談です。

面談には『Skype』や『Zoom』、『Googleハングアウト』などのWeb会議ツールを使います。

  • 自己紹介、これまでの経歴
  • 志望動機
  • 自己アピール
  • 質問タイム

面談はこのようなことを話しました。

ゾウさん
ゾウさん
一般的な面談と変わらないね!
かたすみ
かたすみ
筆者の場合は20分ほどで終了。
終始に和やかなムードでした!
ゾウさん
ゾウさん
どの面談でもそうだけど、「質問タイム」は有効に使いたいね

Web面談の時間は決して長くありません。

  • 事前に予想できる質問には、ある程度回答を準備する
  • 笑顔でしっかり伝える
  • 時間厳守

このように当たり前のことを忘れずに面談に挑んでくださいね。

ここまでが選考フローです。
Web面談を通過すれば、あなたもオンラインアシスタントです!

合格してもすぐに稼働できるとは限りません。
1、2カ月空くこともあるので注意しましょう!

業務に必要な作業環境を整えよう!

オンラインアシスタントとして仕事をするためには、必要な環境・ものがあります。

【 PC 】
※以下の条件例を満たすもの
  • 自分専用
    (一部WindowsPCのみに制限している企業あり)
  • セキュリティソフトがインストールされている
  • Webカメラ付き
    (外付けOK。オンライン面談やMTGで使用)
  • スペックはSkypeなどが動作するレベル
    (例:実装RAMが4GB以上 など)
【 安定しているインターネット回線 】
  • 「通信環境30Mbps以上」などの条件を提示している企業あり
【 ソフトウェア・アプリケーション 】
  • Microsoft Office
    (Word・Excel・PowerPoint)
  • チャットツール
    (社内コミュニケーション用。『Slack』や『Chatwork』など)
【 作業場所 】
  • 静かに作業ができる場所
    (セキュリティの観点から「自宅以外での作業」を禁止している企業あり)

PCを貸してくれる企業も一部ありますが、基本すべて自分で準備します。

オンラインアシスタントになるための条件とは?

オンラインアシスタントを運営している企業はたくさんありますが、求める人物像に大差はありません。
「必須スキル」と「歓迎される経験・スキル」に分けてご紹介していきます。

必須スキル

まずは絶対に欠かせない必須スキルから。

高いコミュニケーション能力

オンラインアシストには高いコミュニケーション能力が必要です。

主にチャットツールで連絡を取り合い、クライアントやスタッフ間の人間関係を築いていかなくてはなりません。

高いコミュニケーションスキルは選考の中で1番注目されるポイント
丁寧かつ誠実に対応していきましょう。

こちらの記事でコミュニケーションスキルについて詳しくご紹介しています。

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ITリテラシー

さまざまなWebサービスを使用しながら業務を行うので、ITリテラシーは必須です。

女性
Slack』ってなに?
女性
「Google ドライブ』のファイルを共有する」ってどういう意味?

このようにITの知識に疎いとオンラインアシスタントになることはむずかしいと思います。

ただ、「Webサイトをつくるためのプログラミング言語」や「動画編集ソフトの使い方」まで理解しておく必要はありません。

大切なのは、ITツールを使うことや、新しいサービスに抵抗はないかどうかです。

PCスキルの目安は?
中級以上のMicrosoft Officeスキル(Excel関数・PowerPointが不自由なく使える程度)が望ましいとされています

歓迎される経験・スキル

下記のような経験・スキルがあれば選考で優遇されることがあります。
選考のときのアピール材料にしてくださいね。

  • マネジメント経験
  • BtoBでの交渉経験
  • バイリンガル秘書経験
  • カスタマーサポート、コールセンター経験
  • 経理の実務経験
  • Webデザインの実務経験
    (Illustrator、PhotoshopなどのAdobe系ソフトが使えると業務の幅が広がります)
かたすみ
かたすみ
このごろは「経理」「翻訳」「Web・クリエイティグ系」の業務依頼が増加中です!
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オンラインアシスタントサービス一覧

「オンラインアシスタントになりたい!」と思った人は、求人情報もチェックしてみてくださいね。

オンラインアシスタントサービス
サービス 特徴・対応業務
CASTER BIZ
  • 業界最大手
  • 対応業務:秘書、一般事務、人事、経理、Webサイト運用、オフラインなど
  • 人事、経理のみの特化型サービスもある
HELP YOU
  • 250社以上の導入実績を誇る人気サービス
  • 対応業務:秘書、一般事務、経理、総務、採用・人事、営業サポート、企画・マーケティング、ECサイト・メディア運営、クリエイティブなど
フジ子さん
  • 導入費用が「業界水準のおよそ半額」がうり
  • 対応業務:秘書、一般事務、総務、経理、人事、Webサイト運用など
スーパー秘書
  • バックオフィスを幅広く請け負うオンラインアシスタントサービス
  • 対応業務:秘書、一般事務、経理、メディア運用、デザイン制作、動画編集など
BizMow
  • ベンチャー企業、コンサルタントなど少数精鋭のチームのための事務代行サービス
  • 対応業務:秘書、一般事務、経理、カスタマーサポート、Webサイト運用など
MerryBiz
  • 専門分野の特化型サービス
  • 対応業務:経理、会計
i-staff
  • スピーディーで確実な対応を重視
  • 対応業務:秘書、一般事務、経理、人事、営業アシスタント、Webサイト運用、オフラインなど
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  • 社会人歴10年以上のキャリア女性のみ在籍
  • 対応業務:秘書、一般事務、経理など
BizWorkers
  • バックオフィスを幅広く請け負う札幌のオンラインアシスタントサービス
  • 対応業務:秘書、一般事務、経理、採用など

さいごに

オンラインアシスタントの選考についてご紹介してきました。

採用率1%といわれる狭き門ですが、オンラインアシスタントになりたいと思う読者さんに届けばうれしいです。

かたすみ
かたすみ
合格された皆さんはぜひ@__katasumi から話かけてくださいね!
ゾウさん
ゾウさん
記載した情報がすべての会社に当てはまるわけではありませんのでご留意くださいませ。
この記事のまとめ
  • オンラインアシスタントの選考プロセスは「書類選考」「適性チェック・課題」「Web面談」の3つ
  • 書類選考で大切なことは自身のスキルを「見える化」し、実績をアピールすること
  • 課題はかなり実務に近い内容。行動理由を論理的に説明できるかがポイント
  • Web面談は、準備・笑顔・時間厳守!
  • 仕事には高いコミュニケーション能力とITリテラシーが必要